为了规范会计电算化管理，保证电算化资料真实完整，特制定本办法：

一、学院使用的会计核算软件必须符合财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的要求。  

二、会计人员依照《中华人民共和国会计法》及本办法进行会计电算化核算，实行会计监督。

三、会计电算化机构和人员的管理

（一）应当根据会计业务的需要，设置会计机构和会计人员，由主管、会计、出纳等人组成。岗位设置财务主管、系统管理员、系统维护人员、专兼职操作员和数据审核员。

    （二）从事会计电算化工作的会计人员，必须取得会计从业资格证书（即会计专业技术资格证）和会计电算化中级证书，具有一定的电脑知识，可以熟练操作电脑。

    （三）计划财务处应当控制会计人员，不相容职务不得由一人担任，出纳人员不得兼任稽核、会计档案保管、收入、支出、费用、债权、债务、帐目的登记工作。

    （四）会计操作人员必须按规定的工作内容和权限上机操作，严格行使各自岗位的职责和权限，并管理好本人的密码。

（五）熟悉国家财经法律、法规、规章和方针政策，掌握本行业业务管理的有关知识，身体状况能够适应本职工作的要求。

四、会计电算化业务处理程序

（一）会计电算化业务应按照《会计基础工作规范》的要求进行会计核算，填制会计凭证，登记会计帐簿，编制会计报告。

    （二）填制记帐凭证要严格按国家有关财会制度填制，对不真实、不合理的原始单据不予受理，填制内容必须做到全面，摘要用语规范，措词要简明确切，科目要使用正确，数字要准确无误。

    （三）原始凭证有错误的，应当由出具单位重开或者更正，更正手续齐备再无误后方可输入程序进行更正。    （四）填制凭证过程中需使用的常用摘要、助记码等辅助功能应严格按手册中的规定进行，凭证的填制与审核不能同一个人，审核人员要对已填制凭证及时审核，经审核无误的凭证要及时记帐。

    （五）期末在确认已无未记帐的凭证后要及时生成和打印输出各种会计报表，现金日记帐和银行存款日记帐的打印可采用计算机打印输出的活页帐装订成册，当天业务较少，不能满页的可等满页时打印输出，一般帐簿可以根据实际情况和工作需要按月按季按年打印，发生业务少的帐簿可满页打印，每年末结帐后一个月内，必须将全部帐簿打印输出，按照归档的要求整理成卷或装订成册，以备存档。

五、计算机硬件、软件及操作规范的管理

（一）会计人员要做到专机专用，保证设备安全正常运转，经常对有关设备进行保养，防止意外事故的发生。

    （二）按要求配备使用UPS不间断电源，避免因断电而导致会计数据丢失造成不必要的经济损失。

    （三）定期对所有运行的设备进行软硬件全面检测，包括性能测试、硬盘空间检查和清理、病毒检测及对供电线路和电气设备进行全面检查，保养中发现有较大问题的应及时更换修理，必要时应及时与硬件销售商联系帮助解决，在维护过程中要采取行之有效的办法，保持原有系统和帐务报表数据的完整性，尽快使设备恢复正常。

    （四）计算机系统软件及财务软件修改、升级必须由软件公司专业人员进行操作，并将原有的软件、备份盘、手册等存档。

    （五）严禁使用来历不明的软盘和各种非法拷贝的软件，不准在财务专用电脑上玩游戏，以确保各项数据的安全，防止计算机病毒的感染与侵入。

    （六）未经财务主管授权的人员一律不得擅自上机操作，操作人员必须执行相应的制度，对计算机数据安全、系统完整负责。

    （七）按软件的操作功能和会计处理流程操作软件，按规定录入原始数据和各种代码、助记码、审核凭证、记帐执行各功能模块、输出各类信息等。

（八）每次上机完毕应及时做好所需的各项备份工作，以防发生意外事故，各种备份的数据要标明备份类型、备份人及备份时间等有关标记。

六、会计电算化档案管理制度

（一）会计电算化档案管理依照《会计档案管理办法》规定的保管期限和办法管理，磁盘形式的会计档案保管期限同书面档案一致。

    （二）会计档案包括存储在计算机硬盘上的记账凭证、会计帐薄、会计报表等会计数据，还包括其它介质（如光盘、移动硬盘、磁盘等）存储的会计数据和计算机打印输出的书面形式的会计数据。

    （三）数据备份一式两份，分别有系统管理员和档案管理员保管，备份软盘应贴上保护标签，并用印章或封条签封，备份软盘应装在保护封套内，存放在安全、洁净、防热、防潮、防磁、防火、防盗、防尘的场所。

（四）单位所有会计电算化档案资料全部用铁皮文件柜存储，做到科学管理、存放有序、查找方便。严格执行安全和保密制度。